Regulamin organizacyjny
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Gminnej Biblioteki Publicznej w Kuleszach Kościelnych
Rozdział I
Postanowienia wstępne
§ 1
Gminna Biblioteka Publiczna w Kuleszach Kościelnych , działa na podstawie:
1. ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( Dz. U. z 2020 r., poz. 194 z późn. zm.),
2. ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2019 r., poz. 1479),
3. ustawy z dnia 29 września 1944 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r., poz. 217 z późn. zm.),
4. uchwały Nr XVI/90/2020 Rady Gminnej w Kuleszach Kościelnych z dnia 19 października 2020 r. (Dz.U. Woj. Podlaskiego z 2020 r., poz. 4401)
§ 2
1. Regulamin Organizacyjny Gminnej Biblioteki Publicznej, zwany dalej „Regulaminem” określa szczegółową organizację wewnętrzną oraz tryb pracy Gminnej Biblioteki Publicznej w Kuleszach Kościelnych.
2. Ilekroć w Regulaminie użyte jest określenie:
a) „Biblioteka” - należy przez to rozumieć Gminną Bibliotekę Publiczną w Kuleszach Kościelnych
b) „Kierownik” - należy przez to rozumieć kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Kuleszach Kościelnych
c) „Zakres czynności” - należy przez to rozumieć obowiązki i uprawnienia wyznaczone dla określonego stanowiska pracy i pracownika zatrudnionego na tym stanowisku.
Rozdział II
Zadania Biblioteki
§ 3
1.Do podstawowych zadań Biblioteki należy:
1) gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i ochrona materiałów bibliotecznych, ze szczególnym uwzględnieniem materiałów dotyczących własnego regionu;
2) udostępnianie zbiorów oraz prowadzenie działalności informacyjnej –udostępnianie informacji własnych i zewnętrznych;
3) organizowanie czytelnictwa poprzez udostępnianie zbiorów bibliotecznych na miejscu, wypożyczanie na zewnątrz, z uwzględnieniem szczególnie potrzeb dzieci, młodzieży oraz osób niepełnosprawnych;
4) popularyzacja książki, informacji, wiedzy i czytelnictwa;
5) współdziałanie z bibliotekami innych sieci, instytucjami upowszechniania kultury, organizacjami i towarzystwami w rozwijaniu i zaspokajaniu potrzeb oświatowych i kulturalnych społeczeństwa;
6) współpraca z instytucjami samorządowymi, oświatowymi, parafialnymi, młodzieżą, stowarzyszeniami w szczególności działającymi na terenie gminy;
7) doskonalenie form i metod pracy bibliotecznej.
2. Biblioteka może podejmować również inne działania, wynikające z potrzeb środowiska oraz realizację ogólnokrajowej polityki bibliotecznej.
Rozdział III
Zakres działania Wypożyczalni
§ 4
1. W zakresie gromadzenia, opracowywania i ochrony zbiorów do działań wypożyczalni należy:
1) dobór materiałów bibliotecznych zgodnie z przyjętym kierunkiem gromadzenia podyktowanym potrzebami środowiska czytelniczego,
2) uzupełnianie zbiorów Biblioteki drogą zakupu,
3) ewidencja sumaryczna i szczegółowa zbiorów,
4) wycofywanie materiałów nieaktualnych i zaczytanych,
5) prenumerata czasopism,
6) uzgadnianie z przedstawicielem gminnej obsługi finansowej stanów ilościowo-wartościowych zbiorów, przynajmniej raz w roku,
7) opracowanie formalne i rzeczowe zbiorów zgodnie z obowiązującymi normami,
8) wprowadzanie opisów do bazy komputerowej,
9) ochrona i bieżąca konserwacja zbiorów.
2. W zakresie udostępniania zbiorów i prowadzenia działalności informacyjnej:
1) rejestracja czytelników, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy,
2) wypożyczanie materiałów bibliotecznych – prezencyjne i na zewnątrz,
3) organizowanie wypożyczeń międzybibliotecznych,
4) prowadzenie działalności informacyjnej o zbiorach własnych i innych bibliotek,
5) udzielanie informacji bibliotecznych, bibliograficznych i rzeczowych oraz ich ewidencja.
3. W zakresie promocji i upowszechniania czytelnictwa:
1) propagowanie zbiorów Biblioteki oraz zakresu i rodzaju świadczonych usług
w szczególności poprzez opracowywanie informacji dla lokalnej prasy, itp.;
2) prowadzenie lekcji bibliotecznych i innych zajęć z zakresu bibliografii i informacji,
3) przygotowywanie materiałów do wystawek bibliotecznych organizowanych w Bibliotece,
4) prowadzenie dziennika statystycznego, sporządzanie miesięcznych sprawozdań oraz rocznych GUS,
5) prowadzenie postępowania mającego na celu zwrot materiałów bibliotecznych
od Czytelników.
Rozdział IV
Zakres działania Czytelni
§ 5
1. Do zakresu działania czytelni należy:
1) obsługa użytkowników czytelni zgodnie z obowiązującym regulaminem,
2) udostępnianie materiałów bibliotecznych pochodzących z wypożyczalni,
3) udzielanie informacji biblioteczno – bibliograficznych,
4) uzupełnianie księgozbioru podręcznego według przyjętej metodyki,
5) bieżąca kontrola stanu księgozbioru podręcznego,
6) przygotowanie techniczne nabytków do udostępniania.
Rozdział V
Struktura organizacyjna biblioteki
§ 6
1. Kierownik Biblioteki kieruje działalnością Biblioteki, zarządza Biblioteką oraz reprezentuje ją na zewnątrz zgodnie z przepisami prawa, Statutem oraz wewnętrznymi aktami Biblioteki, jak również współpracuje z władzami administracyjnymi, organizacjami społecznymi i instytucjami kulturalno- oświatowymi.
2. Kierownik wykonuje w stosunku do pracowników zatrudnionych w Bibliotece wszystkie czynności pracodawcy z zakresu prawa pracy.
3. Kierownik ponosi pełną odpowiedzialność za działalność Biblioteki, w szczególności za:
1) zapewnienie właściwej organizacji pracy, dokonywanie podziału zadań między samodzielnymi stanowiskami pracy,
2) opracowanie i realizację planów działalności podstawowej i finansowej oraz za sprawczość w tym zakresie,
3) dokonywanie samooceny kontroli zarządczej w Bibliotece za dany rok i składanie rocznych informacji o systemie kontroli zarządczej funkcjonującej w Bibliotece,
4) wydawanie zarządzeń, decyzji wewnętrznych, regulaminów we wszystkich dziedzinach organizacji pracy, obowiązków pracowników, zasad funkcjonowania Biblioteki,
5) gospodarowanie środkami finansowymi,
6) racjonalną gospodarkę majątkiem Biblioteki,
7) przedkładanie Organizatorowi planów finansowych oraz sprawozdań z ich realizacji,
8) zapewnienie właściwych warunków pracy, przestrzegania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych.
9) przydzielanie spraw i czynności pracownikom,
10) zatwierdzanie zakresów obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pracowników,
11) stosowanie zarządzeń, instrukcji, wytycznych i poleceń organizatora.
4. Kierownik może zastrzec do swojej kompetencji sprawy nie ujęte w niniejszym Regulaminie.
5. Zwierzchnikiem służbowym Kierownika jest Wójt Gminy Kulesze Kościelne.
§ 7
1. Obsługa finansowo-księgowa biblioteki prowadzona jest przez Urząd Gminy Kulesze Kościelne na podstawie porozumienia o wspólnej obsłudze finansowo-księgowej.
2. Obsługa finansowa obejmuje w szczególności:
1) prowadzenie zgodnie z ustawą o rachunkowości, ksiąg rachunkowych Biblioteki,
2) dokonywanie płatności z rachunków Biblioteki na podstawie zatwierdzonych przez Kierownika biblioteki dokumentów finansowo – księgowych,
3) sporządzenie sprawozdań finansowych,
4) sprawowanie bieżącej kontroli przestrzegania dyscypliny budżetowej,
5) przygotowanie dla Kierownika Biblioteki materiałów niezbędnych do opracowania planu finansowego,
6) aktualizowanie planu finansowego Biblioteki,
7) koordynowanie prac związanych z inwentaryzacją składników majątkowych Biblioteki,
8) naliczanie wynagrodzeń, zasiłków i innych świadczeń należnych pracownikom, w tym wypłat świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
9) rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS,
10) sporządzanie zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń dla celów emerytalno – rentowych oraz do innych celów na wniosek pracownika,
11) udostępnianie danych płacowo – księgowych do sprawozdań statystycznych sporządzanych przez Kierownika Biblioteki,
12) Współpraca z Kierownikiem Biblioteki w zakresie realizowanych przez nich projektów dofinansowanych z funduszy unijnych.
3. Obsługa administracyjna obejmuje w szczególności:
1) prowadzenie akt osobowych pracowników Biblioteki,
2) prowadzenie spraw osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczych,
3) przygotowywanie umów o dzieło i zleceń oraz prowadzenie ich ewidencji,
4) nadzór nad wykonywaniem wymaganych dla danego stanowiska pracy badań wstępnych, okresowych i kontrolnych przez pracowników,
5) przygotowywanie dokumentów, regulaminów dotyczących organizacji pracy Biblioteki,
6) udział w opracowywaniu dokumentów, regulaminów dotyczących organizacji pracy Biblioteki,
7) nadzór nad terminowym wykorzystywaniem urlopu wypoczynkowego przez pracowników,
8) opracowywanie raportów, analiz i sprawozdań dotyczących zatrudnienia w Bibliotece,
9) organizowanie i koordynowanie praktyk zawodowych, staży i innych form zatrudniania przewidzianych przez Urząd Pracy z których korzysta Biblioteka.
§ 8
1. Inspektor Ochrony Danych - do zakresu działania stanowiska należy zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez:
a) informowanie administratora, podmiotów przetwarzających oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO, tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119, s.1) oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie,
b) monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych oraz polityk administratora i podmiotów przetwarzających w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty,
c) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO,
d) współpraca z Urzędem Ochrony Danych Osobowych,
e) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Urzędu Ochrony Danych Osobowych w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach,
f) wypełnianie zadań wymienionych w pkt. a-c oraz innych wynikających z RODO z uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania,
g) opiniowanie umów dotyczących przetwarzania danych osobowych, zawieranych pomiędzy Administratorem Danych Osobowych a Procesorami.
h) uczestniczenie w konsultacjach we wszelkich innych sprawach związanych z ochroną danych osobowych (w myśl art. 39 ust. 1 lit. a-c i e in fine RODO),
i) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania.
§ 9
1. Animator kultury – do zekresu działania którego należy w szczególności koordynowanie współpracy między instytucjami samorządowymi, oświatowymi, parafialnymi, młodzieżą, stowarzyszeniami, kołami gospodyń, itp. w zakresie organizacji zajęć w Centrum Edukacyjno – Kulturalnym Wsi w Kuleszach Kościelnych.Organizacja imprez edukacyjno- kulturalnych w uzgodnieniu i we współpracy z Urzędem Gminy.
Rozdział VI
Ogólne uprawnienia i obowiązki pracowników
§ 10
1.Każdy pracownik zatrudniony w Bibliotece podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje zadania i polecenia służbowe związane z zajmowanym stanowiskiem, przed którym jest odpowiedzialny za wyniki swojej pracy.
2. Szczegółowe zasady pracy pracowników określa Regulamin Pracy.
§ 11
1. Do wykonania określonych czynności poza siedzibą Biblioteki pracownik jest delegowany na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu służbowego.
2. Cel wyjazdu określa przełożony.
3. Z wyjazdu służbowego pracownik składa sprawozdanie (na życzenie przełożonego na piśmie).
§ 12
1. Pracownik wykonuje swoje obowiązki w oparciu o imienny zakres czynności, który znajduje się w teczce osobowej.
2. W czasie wykonywania pracy pracownik obowiązany jest stosować się do posiadanych uprawnień, wskazówek i poleceń przełożonego oraz przepisów prawa regulujących zagadnienia, którymi się zajmuje.
3. W miejscu pracy pracownik obowiązany jest do przestrzegania warunków bezpieczeństwa i zasad porządkowych wynikających z przepisów bhp i p.poż., regulaminu pracy i regulaminu organizacyjnego.
§ 13
Pracownik uprawniony jest do:
1. żądania zmiany zakresu czynności na piśmie w przypadku, gdy przydzielone mu czynności dodatkowe weszły do jego stałych obowiązków,
2. składania skarg i wniosków do Kierownika we wszystkich sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy.
§ 14
Każdy pracownik obowiązany jest do przestrzegania drogi służbowej, tj. do zwracania się do bezpośredniego przełożonego, w szczególności w każdym przypadku, gdy sprawa przekracza jego kompetencje, bądź gdy nie ma wystarczających uprawnień do załatwiania danej sprawy.
Rozdział VII
Zasady podpisywania pism i dokumentów
§ 15
1. Dokumenty finansowe podpisuje Kierownik i zajmujący się obsługą finansowo – księgową Biblioteki Pracownik Urzędu Gminy.
2. Wszystkie pisma wychodzące na zewnątrz Biblioteki podpisuje Kierownik.
3. Umowy - zlecenia oraz inne umowy podpisuje Kierownik, przy oświadczeniu woli zajmującego się obsługą finansowo – księgową Pracownika Urzędu Gminy, po parafowaniu przez radcę prawnego.
Rozdział VIII
Skargi i wnioski
§ 16
1. Do rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków w zakresie funkcjonowania Biblioteki - właściwy jest Kierownik.
2. Kierownik Biblioteki przyjmuje skargi i wnioski w każdy pierwszy i trzeci poniedziałek miesiąca.
Rozdział IX
Postanowienia końcowe
§ 17
Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie określonym dla jego nadania.
§ 18
Regulamin wchodzi z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 2021 roku.
§ 19
Regulamin niniejszy łącznie ze Statutem Biblioteki stanowi całość przepisów regulujących organizacje wewnętrzną i szczegółowy zakres działania, o ile późniejsze przepisy w tym względzie nie będą stanowić inaczej.
